Le tampon d’entreprise est un cachet qui reprend les informations d’identification incontournables dans le milieu professionnel. La majorité des sociétés l’utilisent, car en plus d’être un support d’information, il est également un outil de communication permettant de diffuser les coordonnées et l’image d’une enseigne. Le point.
Le tampon d’entreprise
Le tampon est un outil commun dans les entreprises. Il sert à marquer un document afin de l’authentifier et de le certifier. À titre d’exemple, un tampon encreur vous sera utile, car il vous évite d’écrire à la main votre numéro SIRET ou l’adresse de votre boîte sur plusieurs feuilles. Le partage de vos coordonnées ainsi que l’apposition d’une date sur un document sont des opérations facilitées grâce aux cachets. Vous trouverez aisément ceux qui répondent à vos besoins sur des sites comme tootampon.com qui proposent des tampons personnalisés destinés aux entreprises tout comme aux particuliers.
L’utilité du tampon d’entreprise
Le cachet d’une entreprise comporte ses coordonnées. Il renseigne généralement le nom de la société, sa forme juridique, son adresse, son capital social, son numéro d’identification et ses coordonnées de contact. Ces informations sont celles que l’on retrouve sur l’entête des documents officiels. La finalité du tampon n’est pas la même que celle d’une signature, car il ne possède pas de valeur juridique. Il représente en quelques sortes une cocarde adressée aux fournisseurs, aux clients ou aux concurrents.
Un cachet d’entreprise prend uniquement de la valeur s’il est accompagné de la signature d’un dirigeant ou d’un responsable. Il est utile lors de la délivrance de documents officiels à l’instar des factures ou des devis. Les services administration et comptabilité sont le plus souvent ceux qui utilisent le tampon encreur pour faciliter la gestion des documents. Les modèles avec les mentions « Urgent », « Validé » ou « Copie » simplifient le triage.
Le tampon d’entreprise est-il obligatoire ?
Au vu de la loi, le tampon d’entreprise n’est pas obligatoire. Si vous décidez d’en créer un pour votre boîte, sachez qu’il joue un rôle d’identification simplifiée. Le cachet est important dans les activités journalières de votre entreprise, car les partenaires commerciaux ainsi que chaque acteur de votre société peuvent vous identifier via un document comportant le tampon de votre enseigne.
Il est pratique, car il permet de compléter rapidement vos documents avec les mentions obligatoires.
Les différents types de tampons d’entreprise
Les cachets sont de plus en plus fonctionnels et il en existe différents types déclinés dans des design variés. Privilégiez les tampons professionnels pour les utilisations intensives, car ils sont robustes et se déclinent dans de nombreux formats. Vous en trouverez même qui permettent l’intégration de plusieurs lignes de textes et qui intègrent le logo de votre enseigne.
Le tampon en bois et le tampon de poche
Le tampon en bois est léger et pratique. Son encrage doit être séparé pour permettre à l’encre d’adhérer au cachet. Quant au tampon de poche, il est moins encombrant qu’un cachet classique. En effet, vous pouvez l’apposer sur vos documents même lorsque vous êtes en dehors de votre bureau.
Le tampon encreur
Un tampon encreur administratif porte l’une des mentions « Payé », « Validé » ou « Copie ». Cependant, certaines enseignent utilisent les cachets avec les inscriptions « Lettre Prioritaire » et « Confidentiel ». Ce type de tampons se révèle d’une grande utilité lorsque vous devez vous atteler au traitement de plusieurs documents. De cette manière, vous évitez d’écrire certaines inscriptions à plusieurs reprises.
Sur un tampon encreur personnalisé, vous pouvez inscrire les mentions légales sur votre société. Il est personnalisable à souhait et offre un gain de temps considérable.
Le tampon numérateur et le tampon dateur
Un tampon numérateur est personnalisable. Il simplifie le suivi des fichiers, des documents ou des supports administratifs en général. Un tampon dateur est également utile pour le suivi des envois et des réceptions de courriers. Outre la date du jour, les tampons de ce genre affichent également les mentions « Payé le » ou « Reçu le ». La mise à jour de la date sur le tampon se fait quotidiennement par un simple réglage.
Le tampon horodateur-folioteur électronique et le timbre à sec
Le tampon horodateur-folioteur électronique vous fait gagner beaucoup de temps, car il est multifonction. Il sert en même temps à imprimer du texte, une date et une heure, mais aussi à folioter. Quant au timbre à sec, il réalise une impression en relief et ne nécessite pas d’encre.
Ce type de cachets sert à personnaliser les livres, les entêtes, les lettres administratives ainsi que les enveloppes. Il est apprécié en raison de son caractère infalsifiable. À noter que vous pouvez y apposer vos initiales, votre nom et le logo de votre société.
Les informations sur le tampon d’entreprise
Un tampon professionnel comporte généralement plusieurs informations qui contribuent à l’identification rapide de votre entreprise. Vous pouvez également choisir diverses inscriptions, en fonction de vos besoins ou de vos envies.
Le point sur les informations à mettre sur un tampon
Si le tapon sert uniquement à tamponner les bons de livraison qui accompagnent les colis ou le dos des enveloppes pour le courrier, les mentions vraiment indispensables suffisent. Pour les autres utilisations, le tampon commercial est un moyen d’officialiser un document avec une signature. Dans ce cadre, si quelqu’un tente d’usurper vos numéros légaux, il réaliserait un « faux » et serait poursuivi en justice.
Les autres informations devant apparaître sur un tampon
Outre la raison sociale, trois autres informations doivent figurer sur un tampon d’entreprise :
- les renseignements commerciaux ;
- les mentions légales obligatoires ;
- les « plus » qui vous différencient des autres entreprises.
Les renseignements commerciaux comprennent les informations permettant de vous contacter à savoir le nom de la société, l’adresse du siège social, l’e-mail et le numéro de fax. Ces deux derniers éléments ne sont toutefois pas obligatoires. Les informations légales incluent le montant du capital social, la forme juridique, le RCS ville avec le numéro SIREN et la TVA intracommunautaire. Quant aux « plus » qui peuvent contribuer à la communication de votre société, il s’agit par exemple du site internet commençant par « www » ainsi que de la baseline (un slogan).
