Pourquoi faut-il soigner son message d’accueil téléphonique ?

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Pour une entreprise, l’accueil téléphonique est le premier point de contact avec ses clients et prospects. Il est donc important que le message d’appel téléphonique soit accueillant et reflète la bonne image de la société. C’est une règle de bienséance et de courtoisie qu’il importe que vous respectiez pour donner une bonne image de votre société. Pourquoi et comment soigner votre message d’appel téléphonique ?

Quelle est l’importance d’un bon message d’accueil téléphonique ?

De multiples raisons peuvent justifier la nécessité pour vous et votre entreprise de disposer d’un message d’accueil téléphonique ingénieux, afin de mettre vos clients et prospects à leur aise. Votre message téléphonique d’accueil représente votre marque. Il est le premier point de contact entre le potentiel client et votre organisation, et a la même importance que l’accueil physique. À cet effet, il est impératif que vous soigniez votre message d’accueil ou de mise en attente et de répondeur, afin de faire remarquer à l’appelant combien vous l’estimez. C’est un excellent moyen de mettre vos interlocuteurs en confiance et d’associer ce sentiment à votre identité.

Éviter que le client raccroche

Lorsque votre entreprise ne dispose pas de message d’accueil, l’appelant est laissé à lui-même et se pose mille et une questions. Dans ces conditions, nous savons tous qu’il est fort probable qu’il raccroche, à raison d’ailleurs. Un client qui raccroche en ayant une mauvaise impression de votre entreprise représente assurément un manque à gagner.

Faire patienter

En outre, un bon message d’attente téléphonique a le don de rendre le client plus patient. En moyenne, après 45 secondes, l’appelant qui n’arrive pas à converser avec son correspondant au bout du fil raccroche. Qu’est-ce qui pourrait donc augmenter son seuil de tolérance ? La qualité de votre message d’attente évidemment !

Comment soigner votre message d’accueil ?

Lorsque quelqu’un appelle votre entreprise, le répondeur ou le message d’accueil sera sa première rencontre avec votre société. Si vous croyez qu’il s’agit simplement de lui dire de rappeler, détrompez-vous tout de suite.

Le message d’accueil téléphonique est un outil très puissant. C’est l’occasion pour vous d’agir sur l’appelant et de mettre en avant vos atouts : ouvertures exceptionnelles lors de fêtes, nouvelles offres sur des produits ou services, valorisation de votre image grâce à une ambiance sonore travaillée, etc.

Un message calme pour un interlocuteur mis en confiance

Pour soigner votre message d’accueil, il importe que vous vous adressiez au prospect/client d’un ton posé, afin d’instaurer un climat apaisant, propice à un dialogue de qualité. La sérénité doit être de mise, puisqu’il y va de l’image que vous renvoyez. En vous adressant au client ou au prospect à travers ce message, vous devez lui montrer que vous avez pour priorité d’apporter une solution à sa préoccupation. Il s’agit ici de lui montrer votre professionnalisme.

Amabilité et formules de politesse sont des détails importants à ce niveau. Une telle conduite exprime un sentiment de respect vis-à-vis de l’appelant. Les formules bateau et peu courtoises sont donc à proscrire.

Privilège sera accordé aux formules respectueuses mais concises afin que l’appelant dispose des informations nécessaires (nom de l’entreprise, horaires d’accueil, etc.) sans avoir à attendre trop longtemps.

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