Besoin de locaux plus spacieux, volonté d’un établissement à l’étranger, changement de région nécessaire… autant de raisons qui incitent ou obligent une entreprise à changer de local. Ce changement peut avoir des conséquences juridiques non négligeables, mais dans ce billet nous allons plutôt nous focaliser sur le déménagement de votre local. Découvrez les différentes étapes et quelques conseils pour une meilleure organisation de la tâche.
Trouver une entreprise de déménagement
Le déménagement du local de l’entreprise est une phase qui doit être réalisée avec beaucoup de soin et d’attention, depuis la prise de décision jusqu’au choix du local, en passant par le déménagement. Cela constitue un investissement pour votre entreprise, car vous devrez faire appel à une entreprise qualifiée. Cette prestation est vivement recommandée pour déménager l’ensemble de votre matériel professionnel dans de bonnes conditions, mais aussi pour limiter le stress inhérent à cette épreuve. Voilà pourquoi vous devez établir une étude comparative des frais et conditions de travail, c’est-à-dire le coût, le délai et les clauses de pénalités en cas de casse, de vol ou de retard.
À noter que le coût total d’un service de déménagement varie selon la nature des objets à transporter (souvent fragiles dans le cas d’une entreprise), la distance entre l’ancien et le nouveau local et la ville/région. Pensez ainsi à faire établir plusieurs devis pour trouver l’offre la plus abordable. Dans le cadre du déménagement d’un local, différentes formules et services peuvent être envisagés afin de faciliter la tâche et rendre le déménagement moins contraignant pour vous et pour vos collaborateurs. Sur le site Demenageons.fr par exemple, chacun trouvera la prestation qui répond à ses besoins et attentes.
Ainsi, vos meubles sont assurés en cas de casse, afin de permettre à votre société de ne pas avoir à réinvestir dans du mobilier après le transfert de bureaux. Vous ne pourrez pas déménager tout d’un coup ? Profitez d’une location de box de stockage, afin de vous organiser à votre rythme, tout en maintenant votre matériel professionnel à l’abri et en sécurité.
Conseils pour préparer le déménagement de votre local sans rien oublier
Après une longue et mûre réflexion, vous avez décidé de déménager vers des locaux plus importants. Une fois que la décision est prise et assumée, vous devez informer au plus vite vos collaborateurs pour que personne ne soit pris au dépourvu et que chacun ait le temps d’organiser et de préparer ce transfert, que ce soit matériellement ou psychologiquement. Cette idée peut impulser un dynamisme et être un moteur pour votre entreprise, mais cela peut également être source de conflits ou d’appréhensions entre les collaborateurs si le déménagement est mal organisé. Vous devez ainsi choisir vos arguments, afin d’en faire un vrai tournant positif et bien approuvé de tous.
Ensuite, vous devez prévenir votre bailleur actuel par acte d’huissier ou par lettre recommandée. Il convient de bien respecter la durée de préavis dans le contrat afin d’éviter les complications administratives. L’étape suivante consiste à trouver des bureaux adaptés aux nouveaux besoins de l’entreprise. Pour vos recherches, vous pouvez passer une annonce sur un site spécialisé, parcourir les annonces de baux professionnels dans les journaux ou encore faire jouer votre réseau professionnel ou effectuer une recherche sur des sites spécialisés. Si vous hésitez sur un emplacement géographique, n’hésitez pas à consulter les avis des employés et des clients.
Les étapes suivantes concernent la négociation, la signature du bail et l’établissement du cahier des charges. Une fois ces étapes franchies, il va falloir procéder à la planification et à l’organisation du déménagement selon une date précise. Dès que vous avez une nouvelle adresse professionnelle, il faut mettre à jour tous vos documents professionnels dans les plus brefs délais. Vous devez la déclarer auprès des administrations françaises, mais aussi à tous vos clients, partenaires et prestataires. Vous pouvez le faire par courrier ou tout simplement par mail.
