Les réunions de travail sont très importantes, car elles contribuent à optimiser la performance de l’entreprise. Il est donc important que ces réunions se déroulent correctement. Cependant, il se trouve que, bien trop souvent, elles s’avèrent somnolentes, peu intéressantes ou trop longues. En conséquence, l’objectif de maximisation des performances n’est pas atteint. En tant que chef d’entreprise ou responsable d’équipe, il vous incombe donc de trouver des solutions efficaces afin d’optimiser vos réunions de travail.
Objectifs d’une réunion de travail
Une réunion de travail a principalement pour objectif de dresser un bilan hebdomadaire, mensuel ou annuel des activités de l’entreprise. C’est aussi l’occasion de fixer de nouveaux objectifs et de redéfinir le rôle de chaque collaborateur. Il peut également s’agir de présenter un nouveau produit ou un nouveau marché. Au cours de la réunion, les différentes équipes de l’entreprise peuvent exprimer leurs besoins.
La réunion de travail a aussi un but de régulation. En effet, elle permet de maintenir la cohésion, la synergie et l’entente entre les collaborateurs. C’est la raison pour laquelle elle doit être très dynamique afin de combler les attentes de tous.
Outils pour une présentation professionnelle
Il existe de nombreuses solutions permettant de rendre une réunion plus interactive. Vous pourrez par exemple envisager de faire participer chacun des membres de votre équipe ou utiliser l’exemple du World Café visant à faciliter le dialogue. Afin de réaliser une présentation claire, professionnelle et adaptée, vous pourrez utiliser des plateformes de gestion telles que https://www.themepowerpoint.fr afin d’agrémenter vos diapositives.
Favoriser une participation générale
La première solution pour booster la productivité au cours de vos réunions est, bien sûr, d’essayer de faire participer tout le monde. Pour cela, vous pouvez, à l’avance, envoyer une copie des dossiers abordés durant la réunion et demander à vos collaborateurs de les étudier en amont. Ainsi, chacun connaîtra l’ordre du jour et pourra se préparer afin d’émettre des propositions.
Le jour de la réunion, la ponctualité sera de rigueur afin de ne pas frustrer vos collaborateurs. Pensez également à adopter une bonne position. Il est nécessaire de ne pas rester assis, car cette position ne favorise pas les échanges. Vous devriez plutôt rester debout. Cela vous permettra d’échanger facilement avec vos interlocuteurs et de bien diriger votre présentation.
Vous pourrez, par exemple, questionner les personnes présentes afin de les ‘‘obliger » à participer. Vous interviendrez uniquement pour apporter des précisions ou des informations. En utilisant cette méthode, vous verrez que vos réunions seront plus riches en échanges et beaucoup plus efficaces.
La méthode du World Café
La méthode du World Café consiste à reproduire au cours de vos réunions, l’ambiance d’un café.
Le principe est simple. Plusieurs tables comme on en trouve dans les cafés sont installées dans la salle. Il peut y avoir notamment quatre personnes réunies autour d’un café avec, bien entendu, un chef de table. À la fin de chaque discussion, chaque participant change de place. Seul le chef reste à la même table. Ensuite, il se chargera de résumer la conversation précédente aux nouveaux arrivants.
À la fin du World Café, un point est fait sur tous les sujets débattus.
Cette méthode stimule la réflexion de toutes les personnes présentes, ce qui permet une analyse approfondie des différents défis auxquels l’entreprise doit faire face.
L’utilisation de PowerPoint pour plus d’efficacité
Le logiciel de présentation PowerPoint est l’un des principaux outils utilisés dans les réunions à travers le monde. Cet outil permet de mettre en évidence les choses les plus importantes afin que les informations qui comptent puissent circuler très facilement. L’utilisation de PowerPoint nécessite un travail colossal en amont, mais heureusement, le jeu en vaut bien la chandelle.
Supprimer les détails
Les détails c’est bien, mais en ce qui concerne la présentation d’une réunion, il sera nécessaire de supprimer les éléments facultatifs. L’essentiel ici est d’aller directement au fait en ne mettant l’accent que sur les idées principales. Si les participants désirent en savoir plus sur l’un des points développés, ils peuvent se rapprocher de vous ultérieurement ou effectuer des recherches personnelles.
Prévoir un minimum de diaporamas
Il faut à tout prix éviter de réaliser une présentation PowerPoint en utilisant beaucoup de diaporamas. Cela sera non seulement long, mais aussi peu interactif. Si vous disposez d’un temps très limité pour votre présentation, dix diapositives suffiront largement. En effet, c’est à vous qu’il revient de faire la présentation et les diapositives doivent rester un support d’appui.
Limiter l’usage du texte
Il est conseillé de limiter au maximum l’usage du texte sur les diapositives. Quelques mots suffiront largement. Les images sont là simplement pour vous permettre de vous rappeler des différents points que vous devez aborder. Il faut donc utiliser des mots-clés et non des phrases entières rédigées de façon littéraire. Dans le cas contraire, vous risquerez de faire une lecture plutôt qu’une présentation.
Il faudra veiller aussi à ce que les quelques mots qui figureront sur vos diaporamas soient clairs et sans équivoque.
Ne pas s’attarder sur la police et les caractères
Le but de l’utilisation de PowerPoint est de faire passer un message et non de gagner un concours de graphisme. Optez donc pour la sobriété en ce qui concerne les polices de caractères. Vous n’avez pas non plus besoin d’ajouter de la musique en fond sonore. Il est important d’éviter toute source de distraction.
Se focaliser sur l’essentiel
Dans chaque diapositive, vous pouvez par exemple souligner ou entourer les éléments importants. Cela permettra à vos collègues de savoir immédiatement de quoi il est question en un coup d’œil.
Choisir les bonnes images
Rappelez-vous toujours qu’une image vaut mille explications. C’est la raison pour laquelle vous devez miser sur des images fortes qui traduisent véritablement ce dont vous désirez parler. Il est nécessaire qu’elles soient bien nettes.
Ce n’est qu’ainsi qu’elles pourront capter l’attention de tous. Toute votre présentation doit être claire et agréable à regarder. N’hésitez donc pas à vous aider des thèmes PowerPoint pour y arriver.
Ne pas oublier la conclusion
Il est impératif de ne jamais faire l’impasse sur la conclusion d’une présentation. La touche finale de votre présentation est primordiale. Pour cela, elle ne doit pas être négligée et devra privilégier les éléments les plus importants à retenir de la présentation.
